خرید دستگاه حضور و غیاب بهترین انتخاب برای کاهش هزینه ها

تصور کنید یک سازمان بزرگ با ده ها یا حتی صدها پرسنل دارید و می خواهید حضور غیاب این مجموعه را مدیریت کنید. ثبت و مدیریت ساعات کاری، محاسبه اضافه کاری، غیبت، مرخصی و کنترل دقیق بهره وری، همگی چالش هایی هستند که در صورت نبود یک سیستم کارآمد، هزینه های قابل توجهی را به همراه خواهند داشت. دستگاه های حضور و غیاب به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی در دنیای مدیریت منابع انسانی، می توانند تحول شگرفی در کاهش هزینه های سازمانی ایجاد کنند. اما چگونه؟ در این مقاله به بررسی دقیق این موضوع می پردازیم.

مزایای دستگاه های حضور و غیاب در مدیریت سازمانی

1. کاهش خطاهای انسانی در محاسبات

یکی از اصلی ترین مزایای استفاده از دستگاه های حضور و غیاب، کاهش خطاهای انسانی در محاسبات ساعات کاری است. زمانی که ورود و خروج کارکنان به صورت دستی ثبت می شود، احتمال خطا در ثبت اطلاعات یا سوءاستفاده افزایش می یابد، اما با استفاده از دستگاه های ساعت زنی، تمامی اطلاعات به صورت دقیق و اتوماتیک ثبت شده و این موضوع به کاهش هزینه های ناشی از اشتباهات محاسباتی کمک می کند.

با یک حساب سرانگشتی متوجه خواهید شد که اصلاح اشتباهات سهوی یا عمدی انسانی در محاسبات کارکرد پرسنل مستلزم صرف چه مقدار زمان و هزینه است. برای حل این مشکل و صرفه جویی در وقت و هزینه ها، نیازی به کار خارق العاده ای نیست. کافی است از قیمت دستگاه حضور و غیاب مطلع و سپس آن را خریداری و در مجموعه خود نصب کنید. این سیستم به طور خودکار ترددها را ثبت کرده و پس از محاسبه و پردازش، گزارشات دقیقی را در اختیار شما قرار می دهد.

2. کاهش هزینه های اداری

کسب و کارهایی که هنوز از روش های سنتی برای مدیریت حضور و غیاب استفاده می کنند، معمولاً نیاز به گروهی از افراد دارند که وظیفه ثبت، بررسی و محاسبه اطلاعات را بر عهده گیرد. این فرآیند نه تنها زمان بر است، بلکه هزینه های قابل توجهی را برای پرداخت حقوق این افراد به دنبال دارد. دستگاه های حضور و غیاب با خودکارسازی این فرآیندها، نیاز به نیروی انسانی را کاهش داده و در نتیجه هزینه های اداری را به طرز قابل ملاحظه ای کم می کنند.

به طور مثال یک نفر نیروی انسانی  با استفاده از یک سیستم حضور و غیاب می تواند عملکرد چندین نفر را انجام دهد.

3. بهبود بهره وری و مدیریت زمان

یکی از مهم ترین چالش های شرکت ها، بهره وری پایین ناشی از ثبت نادرست ترددها، تأخیرها، زودتر ترک کردن محل کار یا استفاده غیرمجاز از مرخصی ها است. دستگاه  های حضور و غیاب با ارائه گزارش های دقیق، امکان نظارت بهتر بر عملکرد کارکنان را فراهم می کنند و مدیران می توانند تصمیمات موثرتری برای افزایش بهره وری بگیرند. بهره وری بالاتر به معنای استفاده بهینه از منابع و در نهایت کاهش هزینه ها است.

اگر از قیمت دستگاه حضور و غیاب مطلع شوید، متوجه خواهید شد که این دستگاه ها چقدر برای مدریت سازمان ها کاربردی و مفید است.

4. کاهش هزینه های قانونی و جریمه ها

بسیار پیش آمده است که کارگران به علت عدم شفافیت در ثبت ترددها و اختلاف پیش آمده در میزان کارکرد و دستمزد پرداختی بین کارگر و کارفرما، به مراجع قانونی شکایت می کنند. در صورتیکه اگر ساعات ورود و خروج توسط یک دستگاه حضور غیاب به صورت دقیق ثبت شده و در بانک اطلاعاتی نرم افزار ذخیره گردد، این مشکلات به حداقل رسید و در صورت شکایت طرف مقابل نیز می توانید با ارائه اطلاعات دقیق و مستند از سیستم به راحتی هزینه های قانونی را کاهش دهید.

تأثیر دستگاه های حضور و غیاب در محاسبه حقوق و دستمزد

1. دقت بالا در محاسبه اضافه کاری

یکی از مواردی که معمولاً در سیستم های سنتی چالش برانگیز است، محاسبه اضافه کاری کارکنان است. در سیستم های دستی ثبت نادرست اضافه کاری به صورت سهوی یا عمدی وجود دارد. یک سیستم حضور و غیاب  (شامل دستگاه و نرم افزار) با ثبت دقیق زمان های ورود و خروج، این امکان را فراهم می کند تا اضافه کاری به صورت اتوماتیک و بدون خطا محاسبه شود. این موضوع از پرداخت های اضافی یا غیرمنصفانه جلوگیری کرده و هزینه های حقوق و دستمزد را کاهش می دهد.

در نتیجه شما با اطلاع از قیمت دستگاه حضور و غیاب و خرید آن به راحتی می توانید دقت محاسبه اضافه کاری کارمندان را افزایش دهید.

2. جلوگیری از تقلب و سوء استفاده

در سازمان هایی که از روش های دستی برای ثبت ورود و خروج استفاده می کنند، احتمال سوءاستفاده از سیستم بسیار بالاست. ثبت تردد به  جای دیگران یا ثبت زمان های نادرست و غیر واقعی از جمله این موارد است. به طور مثال ممکن است شخصی ساعت 9 وارد محل کار شود، اما زمان  ورود خود را ساعت 8 اعلام نماید و یا در دفتر ثبت کند.

این مشکل با به کار گیری دستگاه  حضور غیاب به خصوص دستگاه های بیومتریک رفع خواهد شد. این تجهیزات با استفاده از تکنولوژی های پیشرفته مانند اثر انگشت یا تشخیص چهره، امکان هرگونه تقلب را از بین برده و زمان دقیق و واقعی ورود یا خروج کارکنان را ثبت می کند. این امر در نتیجه باعث کاهش هزینه های مرتبط با این نوع سوءاستفاده ها خواهد شد.

دستگاه حضور و غیاب؛ یک سرمایه گذاری بلندمدت

بیایید با یک مثال ساده را بررسی کنیم : فرض کنید یک شرکت با 20 نفر پرسنل دارید، اگر هر یک از کارکنان شما فقط 7 الی 8 دقیقه در روز، دیر سر کار حاضر شوند. میزان وقت هدر رفته در یک سال برای این تعداد حدود 625 ساعت خواهد شد. این میزان وقت تلف شده به این معنی است که شما به یکی از کارمندان تان 3 ماه حقوق بدون حتی 1 دقیقه کار پرداخت کرده اید.

در نظر بگیرید تعداد پرسنل یک شرکت خیلی بیشتر از این و تعداد تأخیرها نیز بیشتر شود. در این صورت شرکت در سال چه هزینه ای را متحمل خواهد شد.

با به کارگیری دستگاه ثبت تردد هوشمند از بی نظمی ها جلوگیری شده و در صورت تأخیر کارکنان، از حقوق شخص مورد نظر کسر خواهد شد و این هزینه از جیب سازمان بیرون نمی رود.

بنابراین استفاده از دستگاه های حضور و غیاب نه  تنها در کاهش هزینه ها موثر است، بلکه به سازمان ها کمک می کند تا مدیریت بهتری بر منابع انسانی خود داشته باشند. با انتخاب یک سیستم حضور و غیاب پیشرفته و قابل اعتماد مانند آنچه شرکت زمان پرداز ارائه می دهد، می توانید از مزایای بی شماری بهره مند شده و گام بزرگی در جهت بهبود عملکرد سازمانی خود بردارید.

اگر به دنبال کاهش هزینه ها و افزایش کارایی در کسب و کار خود هستید، استفاده از دستگاه  های حضور و غیاب می تواند یکی از بهترین تصمیمات شما باشد. این ابزار، نه تنها هزینه های جاری را کاهش می دهد، بلکه به عنوان یک سرمایه گذاری بلندمدت، ارزش افزوده ای بی نظیر برای شما ایجاد می کند.

این مطلب توسط جهان صنعت نوشته نشده و انتشار آن به منزله تایید محتوا نیست