چک لیست شرکت در نمایشگاه

تصمیم گرفته‌اید در نمایشگاه شرکت کنید تا برندتان را بهتر معرفی کرده یا روابط تجاری‌تان را گسترش دهید؟ پس داشتن چک لیست شرکت در نمایشگاه، اولین قدم برای موفقیت شماست. این چک‌لیست به شما کمک می‌کند تا هیچ مرحله‌ای از برنامه‌ریزی را از قلم نیندازید و با آمادگی کامل در نمایشگاه حاضر شوید.

بخش اول؛ پیش ‌نیازهای حضور در نمایشگاه

به‌محض اینکه تصمیم گرفتید در نمایشگاه حضور پیدا کنید، زمان آن است که برای مراحل اجرایی برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید. برخی از بخش‌ها هستند که باید در اولویت قرار گیرند و ستون‌های اصلی چک‌لیست نمایشگاهی شما را تشکیل دهند. این اقدامات پایه، نقش مهمی در موفقیت حضورتان خواهند داشت و نباید نادیده گرفته شوند.

1. نهایی‌کردن اجاره غرفه

پس از انتخاب موقعیت مکانی و ابعاد غرفه‌ی مورد نظر، بهتر است هر چه سریع‌تر نسبت به رزرو آن اقدام شود. معمولا رزرو زودهنگام علاوه بر اطمینان از جای مناسب، هزینه کمتری نیز در پی خواهد داشت.

2. طراحی و ساخت غرفه

ساخت یک غرفه‌ی حرفه‌ای، فرآیندی زمان‌بر است و بسته به پیچیدگی طرح می‌تواند تا چند هفته یا حتی دو ماه زمان ببرد. بنابراین باید از همان ابتدا با تیم طراحی همکاری کرده و روند اجرای غرفه‌سازی را در برنامه‌ریزی خود لحاظ کنید.

3. تهیه تجهیزات داخلی غرفه

میز و صندلی، ویترین، لوازم تزئینی و دکوراتیو باید با دقت انتخاب شوند. بهتر است این اقلام حداقل دو هفته پیش از آغاز نمایشگاه آماده شده یا سفارش داده شوند تا در زمان‌بندی دچار مشکل نشوید.

4. تدوین استراتژی تبلیغاتی و بازاریابی

شناسایی مخاطبان هدف، تعیین پیام‌های کلیدی و تدوین برنامه‌ای برای تعامل با بازدیدکنندگان از اهمیت بالایی برخوردار است. از تبلیغات محیطی و دیجیتال گرفته تا ارسال دعوت‌نامه‌ برای مشتریان فعلی، همه باید در راستای یک برنامه مشخص انجام شوند.

5. برنامه‌ریزی حمل‌ونقل و نصب تجهیزات

انتقال تجهیزات و آماده‌سازی غرفه در محل نمایشگاه به هماهنگی‌های دقیق نیاز دارد. قبل از شروع نمایشگاه باید زمان ورود، نحوه‌ی حمل وسایل و برق‌رسانی با مسئولین برگزارکننده هماهنگ شود.

6. انتخاب و آماده‌سازی تیم اجرایی

عملکرد موفق غرفه نمایشگاهی به حضور تیم اجرایی توانمند و هماهنگ بستگی دارد. انتخاب نیروهای آموزش‌دیده، تعیین وظایف مشخص و فراهم‌کردن نیازهای سفر (در صورت برگزاری نمایشگاه در شهر یا کشور دیگر) باید به‌صورت کامل بررسی و برنامه‌ریزی شود.

7. تامین امکانات مورد نیاز غرفه

اطمینان حاصل کنید که غرفه به اینترنت، برق، سیستم‌های صوتی و تصویری مجهز است. همچنین، داشتن اقلام تبلیغاتی مانند بروشور، کاتالوگ، کارت ویزیت و نوشت‌افزار برای پاسخگویی بهتر به بازدیدکنندگان ضروری است.

بخش دوم؛ حضور موثر در نمایشگاه

با آغاز فعالیت رسمی نمایشگاه و ورود بازدیدکنندگان، رقابت اصلی شروع می‌شود. در این فضای رقابتی و پویای نمایشگاهی، آنچه شما را از دیگر شرکت‌کنندگان متمایز می‌کند، اجرای دقیق و به‌موقع اقدامات از پیش تعیین‌شده است. بنابراین، ضروری است که در این مرحله نیز چک‌لیست نمایشگاه به‌درستی دنبال شده و هر بخش مطابق برنامه پیش برود تا حضور شما بیشترین بازدهی را داشته باشد.

1. بررسی غرفه و تجهیزات

اولین مورد در این بخش از چک لیست شرکت در نمایشگاه، نظارت دقیق بر چیدمان غرفه و تجهیزات است. از صحت قرارگیری همه چیز در جای درست و همچنین اتصالات و اجزای مختلف غرفه مطمئن شوید. هرگونه نقص فنی یا کمبود لوازم باید به مسئول غرفه اطلاع داده شود تا قبل از شروع نمایشگاه رفع گردد.

2. رصد نمایشگاه و جمع‌آوری اطلاعات

در زمان برگزاری نمایشگاه، ثبت دقیق اطلاعات مربوط به بازدیدکنندگان، جلسات برگزارشده و مهمانان، اهمیت زیادی دارد. این داده‌ها پایه‌ای ارزشمند برای پیگیری‌های پس از نمایشگاه و برقراری ارتباط مؤثر با مخاطبان هدف هستند. اغلب فرم‌ها یا دفترچه‌های مخصوصی برای جمع‌آوری این اطلاعات در اختیار غرفه‌داران قرار می‌گیرد تا هیچ نکته‌ای از قلم نیافتد.

3. امنیت و نظافت غرفه

حفظ نظافت و تأمین امنیت غرفه در طول برگزاری نمایشگاه از جمله موارد کلیدی است که نباید از آن غافل شد. محیطی تمیز، منظم و ایمن نه‌تنها باعث افزایش آرامش و رضایت بازدیدکنندگان می‌شود، بلکه به تیم غرفه نیز کمک می‌کند تا با تمرکز بیشتری فعالیت داشته باشند.

4. پذیرایی از بازدیدکنندگان

پذیرایی مناسب یکی از عوامل تأثیرگذار بر تجربه بازدیدکنندگان در غرفه شماست. ارائه نوشیدنی‌هایی ساده مانند چای، قهوه یا آب خنک می‌تواند حس خوشایندی ایجاد کرده و مخاطبان را برای توقف بیشتر در غرفه‌تان ترغیب کند. بهتر است از قبل برنامه‌ریزی دقیقی برای این بخش داشته باشید و تجهیزات مورد نیاز را به‌موقع تهیه و آماده کنید.

مرحله پایانی؛ پس از اتمام نمایشگاه

هرچند در این مرحله نمایشگاه به پایان می‌رسد؛ اما هنوز کار شما تمام نشده است. این مرحله فرصتی است برای تحلیل عملکرد و ارزیابی نتایج که شما را در رسیدن به اهداف و دستاوردهای مورد نظر از حضور در نمایشگاه یاری می‌کند.

1. پیگیری سرنخ‌ها

پس از نمایشگاه، تیم نمایشگاهی باید تمامی اطلاعات جمع‌آوری‌شده را به تیم فروش و بازاریابی منتقل کند تا پیگیری‌های لازم برای تبدیل سرنخ‌ها به مشتریان انجام شود.

2. نظرسنجی

برای ارزیابی عملکرد خود در نمایشگاه، از تیم نمایشگاهی و بازدیدکنندگان نظرسنجی کنید. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا عملکرد خود را تحلیل کرده و برای نمایشگاه‌های آینده راهکارهای بهتری پیدا کنید.

3. بازاریابی پس از رویداد

پس از نمایشگاه، بر اساس استراتژی طراحی‌شده، سرنخ‌های جدید را وارد چرخه بازاریابی کنید. هدف این است که مخاطبین و مشتریان با شما در ارتباط باقی بمانند و تجربه مثبتی از برند شما داشته باشند.

4. تجزیه و تحلیل

در نهایت، بررسی پارامترهای مهم مانند تعداد بازدیدکنندگان، تعداد سرنخ‌ها، میزان فروش و مقایسه آن‌ها با بودجه اختصاص‌یافته به شما کمک می‌کند تا عملکرد نمایشگاه را ارزیابی کرده و نتایج آن را به دقت تحلیل کنید. این ارزیابی برای تصمیم‌گیری‌های آینده و بهبود عملکرد در نمایشگاه‌های بعدی ضروری است.

سخن آخر

درنهایت، با توجه به حوزه تخصصی کسب‌وکار شما و نوع نمایشگاهی که در آن شرکت می‌کنید، ممکن است برخی از موارد چک لیست شرکت در نمایشگاه حذف یا اضافه شوند. با تکیه بر مقالات معتبر و مشاوره‌های کارشناسان بازاریابی ما قالبی جامع و کاربردی از چک لیست نمایشگاه را تهیه کرده‌ایم که شامل تمامی اقدامات ضروری و اصلی برای حضور موفق در این رویدادها است.