رهایی از دام‌های سازمانی (قسمت اول)

زکیه حسین‌پور*- وقتی در سازمان‌ها قرار می‌گیریم و مشکلات سازمان را عارضه‌یابی می‌کنیم‌، متوجه می‌شویم که مشکلات به دو دسته تقسیم می‌شوند :۱) مشکلات ظاهری و سطحی ۲) مشکلات عمقی و پیچیده.
غالبا مدیران به مشکلات ظاهری خود اشراف دارند. مثلا می‌دانند نرخ خروج در سازمان بالاست‌، بهره‌وری کاهش پیدا کرده است‌، انگیزه کارکنان کم شده است‌، کارکنان خسته و فرسوده شده‌اند و… . اما کمتر با معقوله ی مشکلات عمقی و پیچیده خود آگاهند و یا اگر آگاه باشند‌، سعی در انکار یا فراموشی آنها را دارند. مشکلات عمقی و پیچیده همان سیاست‌بازی و دام‌های عاطفی است که کارکنان در سازمان ایجاد می‌کنند. بارها برایمان پیش آمده است که گفته‌ایم: اوضاع به اندازه کافی سخت است‌، فلانی چرا اوضاع را الکی به خود سخت می‌گیرد و به سمت ایجاد شرایط بیهوده و سخت‌تر می‌رود؟ یا ممکن است حریم شخصی تان در محل کار از بین رفته باشد و یا به عنوان مدیر آرزو دارید که کارکنانتان بچگانه رفتار نکنند و به کارهایشان برسند و… .
ما تجربه احساس گرفتار شدن در وضعیتی ناراحت‌کننده در محل کار را «به دام افتادن» می‌نامیم. بسیاری از مردم احساس می‌کنند که به دام افتاده‌اند و در موقعیت‌های شغلی‌، روابط و شرایط طاقت فرسایی گرفتار آمده‌اند که ذهن آنها را مشغول می‌کند و به آنها ضربه می‌زند. مثلا آقای معینی ایده‌ای را در سازمان ارائه می‌دهد و آقای مرادی آن ایده را از جانب خود مطرح می‌کند. این کار او باعث عصبانیت و از کوره در رفتن آقای معینی شده است اما او سکوت می‌کند و موضوع را نادیده می‌گیرد. یا به طور مثال قرار است مشتری‌ای تماس حاصل کند اما او تماس نمی‌گیرد و شما بسیار ناراحت می‌شوید.
برای رهایی از این دام‌، لازم نیست که حتما با آقای مرادی یقه به یقه شوید یا حتما کار عجیب و غریبی را انجام دهید. می‌توانید در همان موقعیتی که هستید‌، تجربه متفاوتی را خلق کنید. ما در سازمان‌ها تلاش می‌کنیم به جای اینکه افراد مشکل را در بیرون جست‌وجو کنند‌، به دنبال سوال و پاسخ‌های درونی باشند.
اگر بتوانید واکنش و رفتار خود را تغییر دهید‌، موضوع تغییر پیدا خواهد کرد.
ما عمل تغییر واکنش فرد در موقعیت‌های ناراحت‌کننده را «رهایی» می‌نامیم. رهایی باعث می‌شود که خود و زندگی کاری خود را مدیریت کنید. رهایی‌، راه‌های دیگری را پیش روی شما می‌گذارد. در مورد مثال‌های بالا وقتی که مشتری با شما تماس برقرار نمی‌کند را توهین نسبت به خود تلقی نکنید و آن را جزئی از کار بدانید.
برای رهایی‌، ۴ مرحله ضروری وجود دارد که دو مرحله اول آن به شما کمک می‌کند تا احساسات منفی را از خود خارج کنید و آرام شوید و دو مرحله بعد شامل انجام فعالیت‌هایی برای تغییر آنچه اتفاق می‌افتد‌، است :
۱) رهایی جسمی : بدن خود را آرام کنید و بر تنفس خود متمرکز شوید. زمان بخرید‌، لحظه‌ای مکان را ترک کنید و آبی به صورت خود بزنید. سه ثانیه عمل دم و سه ثانیه عمل بازدم را انجام دهید و این کار را تکرار کنید.
۲) رهایی ذهنی : از منظری جدید به آن شرایط سختی که در آن قرار گرفته اید‌، نگاه کنید و به دنبال انتخاب‌های جدید باشید.
۳) رهایی کلامی: به جای درگیر جزئیات و موارد کم اهمیت شدن‌، به اصل موضوع و هدف بپردازید. ارتباط درست و صحیح یعنی ارتباطی بدون قضاوت‌، عصبانیت و سرزنش دیگران و پذیرفتن مسئولیت خود. به طور مثال به جای اینکه به کارمند خود بگویید باز هم خراب کردی!‌ از جمله به «نظر تو چگونه باید این مساله را حل کنیم؟» استفاده کنید.
۴) رهایی با ابزار اداری : به هرگونه فرآیند استاندارد یا مکتوب در محیط کاری گفته می‌شود مثل قراردادها‌، ثبت حضور و غیبت‌ها‌، شرح وظایف‌، ایمیلی که ارسال شده و… . ابزارهای کاری با فراهم آوردن راه‌های عینی و ملموس در بررسی اوضاع و عملکرد‌، در غیرشخصی کردن موقعیت‌های چالش برانگیز نقش موثری دارند. از این ابزارها جهت رهایی از مشکل استفاده کنید.
در مثال آقای مرادی و معینی چه باید کرد؟ ۱) ابتدا آقای معینی باید عصبانیت خود را فروکش کند و به بحث بازگردد‌، ۲) به خودش می‌گوید که این رفتار آقای مرادی نباید باعث از دست دادن کنترل شرایط من شود و باید راهی پیدا کنم تا دیگران به حرف‌هایش گوش دهند‌، ۳) با صدای بلند بگوید: وقتی برای اولین‌بار این ایده را با آقای مرادی مطرح کردم‌، هر دو خیلی خوشحال شدیم‌، ۴) در پایان جلسه‌، با ارسال ایمیلی خلاصه آن جلسه را با ذکر جزئیات مطرح کند و همکاری و خرسندی خود را با آنها اعلام کند.
وضعیتی که در محیط کار شما را گرفتار کرده است را به طور کامل شرح دهید و بگویید با چه کسانی درگیر هستید و چه اتفاقاتی در حال رخ دادن است؟ حالا نوبت شماست که گام به گام این ۴ مرحله را تمرین کنید.
* روانشناس صنعتی و سازمانی hoseinpoorzakiyeh@gmail.com